Obszary zastosowań
         System THeDokument powstawał z myślą o praktycznym i szerokim wykorzystaniu idei podpisu elektronicznego. Jest niezależny od posiadanego już oprogramowania, więc można go stosować we wszystkich obszarach, które wytwarzają dużą ilość dokumentów wymagających podpisu. Prostota oraz przejrzystość systemu pozwalają na jego stosowanie przez praktycznie każdego (upoważnionego) pracownika.
Wśród mnogości możliwości zastosowania systemu wymienić należy:

Korzyści
         Podstawową korzyścią wynikającą ze stosowania systemu THeDokument jest znaczne obniżenie kosztów wytworzenia, dystrybucji i składowania dokumentów.
         W instytucji wytwarzającej dużą ilość papierowych dokumentów niebagatelną rolę odgrywają koszty ich przechowywania (np. kopie faktur). Dzięki zastosowaniu systemu THeDokument koszty składowania kopii (np. wynajęcia magazynu) praktycznie nie występują, wszystkie dokumenty przechowywane są przez system. Często oryginały dokumentów przechowywane są przez wyspecjalizowane firmy pobierające dość wysokie opłaty za swoje usługi, a sprowadzenie oryginału dokumentu może trwać nawet kilka dni. W naszym systemie, dotarcie do każdego dokumentu jest błyskawiczne, a użytkownik zawsze otrzymuje oryginał dokumentu !
Koszty bezpośrednie związane z dystrybucją dokumentu to przede wszystkim koszty pocztowe oraz koszty wydruku. Nawet przy liście zwykłym, koszt wysłania jednego dokumentu nie spada poniżej 1,80 zł (przy poleconym - 4 zł). W porównaniu z tradycyjną pocztą, koszt wysłania jednego dokumentu w systemie THeDokument jest o połowę mniejszy lub nie ma go wcale !! (w zależności od opcji zakupu). W przytoczonych obliczeniach nie zostały wzięte pod uwagę koszty osobowe. Wg badań ekonomicznych, koszt wysłania jednego listu oscyluje w granicach 3 do 4 zł (w zależności od ilości przesyłek). Faktury VAT podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie wymagają wystawiania (czyli drukowania) kopii faktury.
         Drugą, niebagatelną korzyścią wynikająca z używania systemu THeDokument jest ochrona środowiska. Chyba nie trzeba tłumaczyć oraz obliczać ile drzew zostanie na swoim miejscu dzięki temu systemowi.

Zagadnienia prawne oraz organizacyjne
         Na mocy ustawy z dnia 22 sierpnia 2001 roku kwalifikowany podpis elektroniczny został zrównoważony z podpisem odręcznym. Oznacza to że można go stosować wszędzie tam, gdzie niezbędne jest złożenie podpisu tradycyjnego. Oprócz Ustawy w obrocie gospodarczym (faktura VAT) ma zastosowanie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej [.]. Określa ono wyraźnie warunki jakie musi spełniać faktura, aby była elektroniczną fakturą VAT.
         Podpis elektroniczny kwalifikowany jest formą podpisu elektronicznego usankcjonowaną przez organy państwowe. Do wystawiania kwalifikowanego podpisu upoważnione są centra certyfikacji (np. firma Unizeto Technologies SA.), które gwarantują spełnienie kwalifikowalności podpisu elektronicznego (dokumentacja dostępna jest na stronie www.unizeto.pl). System THeDokument ściśle współpracuje z systemami podpisu elektronicznego oferowanego przez te centra i w żaden sposób nie ingeruje w proces podpisywania dokumentów.
         Zgodnie z Rozporządzeniem faktura VAT może być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym (oprócz podpisu, Minister Finansów dopuszcza system EDI). Jednocześnie nie ma np. obowiązku stosowania znacznika czasowego (obowiązek taki występuje jedynie przy podpisywaniu dokumentów wymagających "daty pewnej", co stanowi ułamek dokumentów występujących w obrocie gospodarczym). Faktury VAT podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie wymagają wystawiania kopii faktury.

        Aby móc skorzystać z systemu THeDokument należy zaopatrzyć się w kwalifikowany podpis elektroniczny wraz z dedykowanym czytnikiem. Informację o sposobie nabycia takiego zestawu można znaleźć np. na stronach Unizeto www.certum.pl. Informacje takie (oraz sam czytnik) posiada także Dział Kadr w Państwa instytucji.
         Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest podstawowym warunkiem korzystania z systemu. W przypadku faktur VAT, ustawodawca zobowiązuje Wystawcę faktury do uzyskania zgody Odbiorcy na wystawianie oraz przesyłanie faktur elektronicznych. Wystawca ma prawo wystawiać oraz przesyłać faktury elektroniczne następnego dnia od dnia otrzymania takiej zgody. Np. w przypadku supermarketów, zgodę taką można uzyskać podczas odbioru towarów przez Klienta, a Zakład Energetyczny może wysłać prośbę o zgodę razem z przesłaną fakturą papierową. Przykładowa treść takiego dokumentu zawarta jest w systemie (w oknie "O THeDokument"). Zgodę pracownika na wysyłanie elektronicznego RMUA zdobyć jest łatwo, a pozostałe dokumenty elektroniczne nie wymagają takiej zgody.
         Odbiorca dokumentu elektronicznego, wraz z plikiem samego dokumentu otrzymuje przynależny mu podpis. Sam dokument jest zapisany w formacie PDF co (ze względu na powszechne występowanie tego formatu) nie wymaga od odbiorcy zakupu czy instalacji specjalistycznego oprogramowania. Zazwyczaj czytnik Adobe Acrobat jest już zainstalowany. Jedynie weryfikacja podpisu dokumentu (zalecana, ale nie obowiązkowa) wymaga instalacji oprogramowania proCertum SmartSign Unizeto Technologies SA, dostępnego bezpłatnie na stronie www.certum.pl.