Na początku 2009 roku THSoft zakończył przygotowania do wdrożenia systemu THeDokument. Obecnie jest on dostępny do Państwa dyspozycji na bardzo dogodnych warunkach .

Zapraszamy do zapoznania się z:

- dokumentacją systemu
- wersją demonstracyjną
- warunkami zakupu systemu
 
 
Obszary zastosowań
Dlaczego to jest opłacalne ?

 

Podstawy prawne THeDokument

 System THeDokument jest praktyczną realizacją idei podpisu elektronicznego usankcjonowanego Ustawą o podpisie elektronicznym z 22 sierpnia 2001r. (Dz.U. 2001 nr 130 poz. 1450) oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur ( Dz. U. Nr 133, poz. 1119 )

System do masowego podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dostarczania ich do odbiorców drogą elektroniczną oraz przechowywania i natychmiastowego udostępniania na żądanie

         System THeDokument powstał w odpowiedzi na zwiększające się zapotrzebowanie Klientów zmniejszania kosztów wystawiania, dystrybucji oraz przechowywania wszelkich dokumentów, które muszą być opatrzone podpisem. Obecnie już nie tylko faktura może być podpisywana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale także deklaracje do urzędów skarbowych, dokumenty RMUA dla pracowników, czy też po prostu umowy gospodarcze lub regulaminy (np. dla firm telekomunikacyjnych w związku z ich nowymi obowiązkami). Od lipca 2009 roku obowiązek stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest jedynym sposobem elektronicznego przesyłania dokumentów do ZUS, tak więc podpis elektroniczny znajdzie się w każdej firmie czy instytucji.
         Głównym założeniem systemu jest jego niezależność od już posiadanego oprogramowania do tworzenia dokumentów (np. faktur w programie księgowym) oraz automatyzacja procesu ich dystrybucji. Dokumenty tworzone są w powszechnie używanym formacie PDF, co pozwala na ich bezproblemowe przeglądanie na każdym komputerze. Współpraca z technologią podpisu elektronicznego firmy Unizeto Technologies SA (Certum Powszechne Centrum Certyfikacji) dostarcza gwarancji spełnienia wszystkich wymogów prawnych.

System THeDokument to:

  duże oszczędności
  niezależność od już posiadanego oprogramowania
  dostępność wersji demonstracyjnej
  pełna automatyzacja
 przejrzystość systemu i  łatwość użytkowania

THeDokument to duże oszczędności
- Bardzo niska cena kompletnego rozwiązania.
Cena wdrożenia dotychczas oferowanych rozwiązań wahała się w granicach 60.000 zł. Dzięki nowatorskiej technologii oraz przemyślanym rozwiązaniom, System THeDokument oferowany jest w cenie ponad 10-krotnie niższej. Niskie koszty zakupu powodują, że nakłady na system zwracają się bardzo szybko. W zależności od ilości dokumentów, koszt zakupu systemu może się zwrócić już po jednym miesiącu jego używania.
- Duże oszczędności przy wystawianiu dokumentów typu faktura VAT, RMUA i innych dokumentach kadrowych, umowy/regulaminy (np. w firmach telekomunikacyjnych). Wystawienie jednej faktury papierowej to koszt około 4 zł. Przy wystawieniu 100 faktur, koszt zwiększa się do 400 zł. W naszym systemie, koszt wystawienia jednego dokumentu może być praktycznie zerowy
- Oszczędności związane z archiwizacją dokumentów. Faktury papierowe wymagają wydrukowania oraz przechowywania ich kopii. W przypadku faktur elektronicznych nie ma potrzeby drukowania kopii, a oryginały dokumentów zawsze dostępne są na bieżąco w archiwum systemu

 Niezależność od już posiadanego przez Użytkownika oprogramowania
System może współpracować praktycznie z dowolnym programem księgowym, kadrowym lub innym BEZ WPROWADZANIA JAKICHKOLWIEK ZMIAN. Nie ma potrzeby dostosowania np. programu księgowego do wymagań THeDokument - nasz system w pełni integruje się z programem księgowym czy kadrowym.
Możliwość zastosowania praktycznie do każdego dokumentu. Nie związujemy naszych Klientów i nie zmuszamy Ich do ponoszenia dodatkowych kosztów w przypadku np. zmiany wyglądu faktury lub zastosowania systemu do innych celów (np. eRMUA). Nasz Klient od razu kupuje produkt przystosowany do zmian i rozszerzenia zastosowania.

Dostępna wersja demonstracyjna
System umożliwia testowe zainstalowanie oprogramowania w celu sprawdzenia jego funkcjonalności oraz opłacalności inwestycji. Instalacja wersji demonstracyjnej nie sprawia żadnego problemu nawet zwykłemu użytkownikowi komputera.

Pełna automatyzacja
- Automatyczne rozpoznawanie dokumentów elektronicznych oraz papierowych. System automatycznie wydziela drogę przesłania dokumentu do Odbiorcy, a do podpisu przedstawiane są jedynie dokumenty zawierające poprawny adres mailowy (umieszczony np. w polu osoby odbierającej fakturę).
- Automatyczna odpowiedź na żądanie ponownego przesłania dokumentów *). Odbiorca eDokumentu może wysłać zwykłym mailem prośbę o ponowne przesłanie dokumentów, a system THeDokument automatycznie je prześle na adres Odbiorcy zapisany w bazie klientów.
- Automatyczne wysyłanie dokumentów papierowych do wyspecjalizowanych firm zajmujących się ich drukowaniem, pakowaniem i wysyłką.

 Przejrzystość systemu i łatwość użytkowania
- Bardzo prosta instalacja systemu - oszczędność czasu i pieniędzy już na etapie wdrożenia.
Większość systemów konkurencyjnych wymaga wielomiesięcznego delegowania pracowników w celu uzgodnienia szczegółów implementacji z firmą wdrożeniową. System THeDokument jest gotowy do pracy zaraz po jego instalacji i określeniu dokumentów elektronicznych. Może to być wykonane nawet w dwie godziny.
- Natychmiastowy dostęp do Archiwum eDokumentów. System przechowuje wszystkie wysłane dokumenty w Archiwum i udostępnia je na żądanie (także innym pracownikom po zezwoleniu przez administratora). Kopia dokumentu może być w każdej chwili przeglądana na ekranie komputera lub wydrukowana do postaci papierowej.
- Jednoznaczny cennik zakupu. Od razu wiadomo ile to będzie kosztowało. W wariancie sprzedaży "Kup i Używaj", koszty systemu są całkowicie jednorazowe i z góry określone.
- Jasna i czytelna instrukcja obsługi systemu.
Dokumenty elektroniczne przechowywane są w systemie informatycznym Użytkownika. Żaden dokument nie jest przechowywany na komputerach firm trzecich (np. wdrożeniowych). Pozwala to mieć pewność, że nikt inny nie będzie miał do nich wglądu, a dokumenty będą dostępne nawet w przypadku likwidacji (upadku) takiej firmy.
Faktura dostarczana jest bezpośrednio na adres mailowy Odbiorcy. Jest to funkcjonalność przydatna dla Odbiorcy faktury szczególnie w ostatnich dniach miesiąca, która pozwala na odliczenie VAT-u już w dniu wystawienia faktury, a nie dopiero w miesiącu następnym.

 Pozostałe cechy systemu:
- automatyczna archiwizacja
- duża szybkośc działania (analiza 600 dokumentów/minutę)
- współpraca ze wszystkimi podpisami elektronicznymi polskich centrami certyfikacji *)
- automatyczna aktualizacja oprogramowania
- powiadomienia o stanie systemu wysyłane na adres mailowy administratora

*) funkcjonalność będzie dostępna do końca września 2009